Phần mềm thư viện nguồn mở dường như khiến nhiều thủ thư bối rối nếu tự xoay xở để tự cài đặt tìm tòi, sử dụng. Nếu đếm hết cả hệ thống thư viện Việt Nam, có lẽ có chưa đầy hai mươi người làm được việc này. Hiểu nỗi khó khăn đó, chúng tôi viết bài này để bạn có thể tự tin cài và sử dụng một phần mềm thư viện điển hình.
Phần mềm tự do nguồn mở chạy trên nền Web
OpenBiblio tự giới thiệu về mình tại trang SourceForge: OpenBiblio dễ sử dụng, hệ thống tự động hoá được viết bằng PHP gồm có các chức năng OPAC, lưu thông, biên mục, quản trị đội ngũ thủ thư. Chức năng quản trị của OpenBiblio cung cấp một giao diện trực quan với các tab được phân mục và thanh menu bên lề màn hình.
Nào, chúng ta thử xem xem, có cái gì giống mô tả vừa rồi không nhé, vài ảnh chụp màn hình:
Thêm một trang khác, trang thực hiện chức năng lưu thông Circulation (mượn, trả sách), cái này trong các tài liệu bạn sẽ dùng từ “phân hệ lưu thông”. Trông khá đơn giản, dễ hiểu:
Như ở hình trên, bạn thấy đó, nếu là thủ thư, chỉ cần nhập thẻ bạn đọc vào ô Card Number, bấm Enter hoặc nút Search là tìm bạn đọc. Trường hợp không có số thẻ, muốn tìm theo tên, chỉ cần nhập vào ô ngay bên dưới Search Member by Last Name.
Tiếp tục, ta thử click tab Cataloging để khám phá chức năng biên mục:
Có thể tìm để sửa biên mục đã có hoặc tạo biên mục mới với chức năng này. Khá dễ sử dụng, bạn chỉ cần có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng và học một lớp nghiệp vụ thư viện cấp tốc về biên mục tài liệu là có thể hiểu được ý nghĩa các trường để điền.
Tuy nhiên, để thành thạo cũng cần nỗ lực nhiều. Với thời đại Internet này, bạn cũng không cần phải trở thành một biên mục viên chuyên nghiệp đâu, chỉ cần tìm một vài thư viện có chất lượng biên mục tốt, đầu ngành để sao chép biên mục về dùng, sao chép thông tin metadata như biên mục MARC21 là không vi phạm bản quyền.
Chỉ có một chục chức năng tồn tại trong quản trị, so ra quá tinh gọn so với một số phần mềm thư viện khác, cho thấy tính chất gọn nhẹ của OpenBiblio, phù hợp với những thư viện không yêu cầu cao, chỉ cần biên mục sách và phục vụ bạn đọc ngay, quy mô thư viện chỉ hơn tủ sách tí xíu hoặc đến 30 ngàn bản sách.
Thống kê, báo cáo là một thành phần rất quan trọng trong bất cứ hoạt động của cơ quan nào. Hoạt động thư viện có hiệu quả hay không ta khó mà biết được nếu không có số liệu. Chức năng báo cáo cung cấp những số liệu. Từ số liệu này, thủ thư có phưong hướng, kế hoạch để làm các công tác tốt hơn: bổ sung vốn tài liệu, marketing sản phẩm, dịch vụ thư viện, báo cáo lên cấp trên, xin tài trợ,…
Chúng ta vừa lướt nhanh như một cơn gió qua các phân hệ của OpenBiblio. Nếu bạn nghe ngóng đâu trên mạng thấy người ta có phần mềm VietBiblio được sử dụng miễn phí nhưng ở chỗ bạn chưa đăng ký được, bạn cũng hình dung phần nào chức năng của nó qua các hình chụp màn hình vừa kể trên.
Theo tìm hiểu của chúng tôi, lịch sử của OpenBiblio cũng đã trên 20 năm, bắt đầu từ năm 2002 và có cách đánh số phiên bản là số lẻ nhỏ hơn 1.0.
Phiên bản chính thức mới nhất của phần mềm này là OpenBiblio 0.7.2 phát hành vào ngày 13 tháng 8 năm 2014.
OpenBiblio được đánh giá khá cao trên trang SourceForge, với 27 đánh giá, đến 4,9 trên 5 sao, một con số rất ấn tượng.
Ngoài dòng OpenBiblio phiên bản chính thức, như nhiều phần mềm nguồn mở khác, OpenBiblio cũng có những bản rẽ nhánh. Theo thông tin chúng tôi được biết có ít nhất 3 bản rẽ nhánh sau đây: 1 bản tiếng Tây Ban Nha được gọi là EspaBiblio, 1 bản tiếng Đức được nâng cấp lên 0.7.3 chạy được với PHP 7.x, một bản tiếng Việt được gọi là VietBiblio.
Các phiên bản rẽ nhánh có thể đặt mã số phiên bản khác nhau và nâng cấp mã nguồn để tương thích tốt hơn với phiên bản ngôn ngữ lập trình PHP hiện đại hơn vì OpenBiblio 0.7.2 chỉ chạy tốt trên PHP 5.x đã ngừng hỗ trợ từ cộng đồng PHP.
Nói một cách dễ hiểu hơn, nếu bạn tải về OpenBiblio 0.7.2 và thuê shared hosting để cài đặt ở thời điểm tháng 10 năm 2023 là không thể cài đặt được. Ngay cả khi bạn tải gói phần mềm máy chủ Web để phát triển PHP cài localhost, bạn cũng khó có khả năng cài thành công nếu không chọn phiên bản cũ xưa, ít nhất cần tìm phiên bản cũ, lui về năm 2016.
Ngoài ra, còn có nhiều phiên bản OpenBiblio khác ở đâu đó trên Internet nhưng ở thứ tiếng khác không phải tiếng Anh hoặc nó ít được quảng bá nên chúng tôi không biết. Ví dụ như một phiên bản Open Biblio (viết rời hai từ Open và Biblio) cũng là bản rẽ nhánh, nhưng muốn tải về bạn phải biết sử dụng các công cụ quản lý version như Git, SVN thường dân lập trình dùng, còn tay ngang sẽ khó mà làm gì được.
OpenBiblio có được sử dụng rộng rãi?
Trên thế giới có hàng trăm thư viện dùng OpenBiblio bởi vì tính gọn nhẹ, dễ cài đặt và sử dụng của nó. Theo tìm hiểu từ Wikipedia chúng tôi thấy các nước yêu thích sử dụng OpenBiblio như Mexico, Cuba, Chile, Venezuela, Armenia, Đức, Tây Ban Nha, Thái Lan, Indonesia, Việt Nam,…
Sự phổ biến của OpenBiblio là dễ hiểu bởi phần mềm đáp ứng được phần lớn nhu cầu của thư viện chừng 50 ngàn tên sách trở xuống, nghiệp vụ không quá phức tạp.
OpenBiblio đặc biệt phù hợp với các thư viện công cộng, cộng đồng có nguồn ngân sách hạn hẹp nên khó có thể đầu tư phần mềm thư viện thương mại.
Ở Việt Nam, một tay chơi thủ thư ở Bình Định xứ Nẫu ngẫu hứng lên đã tạo ra một bản sử dụng cho hệ thống thư viện tỉnh. Sau đó, cảm thấy có thể ích lợi cho nhiều người, tay chơi đã mang nó ra trình bày với Thư viện Quốc gia Việt Nam, được NLV ủng hộ nên giờ đây VietBiblio là một dự án có hàng trăm thư viện huyện, trường học sử dụng.
Tải về, cài đặt phần mềm OpenBiblio v0.7.2
Nếu thư viện có quy nhỏ, chỉ chừng 5 ngàn đầu sách, có thể cài đặt ngay luôn cái máy tính bàn, laptop duy nhất trong thư viện để sử dụng.
Tuy vậy, như đã nói ở trên, với người không có nền tảng về IT, CNTT vững, bạn khó mà cài đặt thành công OpenBiblio. Chúng tôi cho rằng bạn nên chọn 1 trong 2 phương án sau đây:
1) Sử dụng môi trường PHP cũ để cài OpenBiblio phiên bản gốc;
2) Tìm phiên bản OpenBiblio rẽ nhánh tương thích với PHP 7.x, hoặc tốt hơn là PHP 8.X vì PHP 7.X cũng đã dừng hỗ trợ.
Với 2 phương án vừa kể, phương án 1 chỉ thực hiện được trên localhost vì các nhà cung cấp hosting không còn hỗ trợ môi trường PHP “đồ cổ” nữa. Nếu có, bạn cũng phải tự xoay sở với mớ lỗi, cảnh báo nhằng nhì hoặc bạn chọn nhà cung cấp hosting tụt hậu so với thời đại, đối mặt nguy cơ bảo mật, nhiễm mã độc khiến đối mặt với rủi ro mất, hư hỏng dữ liệu. Phưong án 2 đòi hỏi bạn cần phải chi tiêu kha khá thời gian ra tìm kiếm, thử cài các bản rẽ nhánh cho đến khi thành công.
Chúng tôi thử nghiệm để bạn hình dung được việc cài đặt ra sao, giúp bạn có sự chọn lựa ít tốn kém thời gian hơn.
Với phương án nào, bạn cũng cần tải OpenBiblio tại https://sf.net/projects/obiblio/files/OpenBiblio/
Khi giải nén ra được thư mục openbiblio trong đó chứa nhiều file, bạn cần đọc file install_instructions.html, nó hướng dẫn cài đặt khá chi tiết, cứ thế mà làm theo thôi.
Phương án 1
Việc cài đặt hoàn toàn dễ dàng, mượt khi bạn sử dụng bộ phần mềm máy chủ như trong khuyến cáo của file hướng dẫn. Xin trích ra đây:
Bạn đang sử dụng Linux? Thành thật mà nói, e rằng chúng tôi đang múa rìu qua mắt thợ thật rồi 🙁
Nhanh nhất bạn tải về cài XAMPP 5.6.x tại đây.
Xả nén file ZIP để ra một thư mục openbiblio, chứa mớ file như hình:
Liệt kê nhanh các bước bạn phải trải qua:
Di chuyển thư mục openbilio vào bên trong thư mục máy chủ Web của bạn, ví dụ nếu bạn cài XAMPP nó sẽ là C:\xampp\htdocs
Chạy máy chủ XAMPP (nếu chưa chạy): click 2 nút ở dòng có chữ Apache và chữ MySQL trên cửa sổ đối thoại bạn nhé, như này:
Mở trình duyệt lên, nhập localhost/phpmyadmin để truy cập trình quản lý cơ sở dữ liệu. Nhìn bên thanh bên trái có chức năng New để tạo cơ sở dữ liệu mới, đặt tên cho nó là openbiblio, minh họa:
Mở file database_constants.php và điền các thông số giống như hình:
Truy cập localhost/openbiblio/install và điền thông số vào, như các hình:
Màn hình chào, kiểm tra kết nối dữ liệu:
Để tránh có sự nguy hiểm vô tình cài đè hỏng hết dữ liệu, khi cài xong, bạn vào thư mục C:\xampp\htdocs\openbiblio xóa thư mục install đi.
Như vậy, OpenBiblio đã có trên máy bạn, mỗi lần sử dụng chỉ cần mở trình duyệt Web lên nhập localhost/openbiblio và Enter để truy cập, sử dụng. Nên bookmark lại trên thanh Bookmark của trình duyệt để chỉ cần click chuột cho nhanh.
Phương án 2
Bạn có thể thuê hosting ở các nhà cung cấp như AZDigi, TinoHost để có được dịch vụ đáng đồng tiền, hỗ trợ kỹ thuật tốt.
Trong cPanel hoặc DirectAdmin, bạn nên chỉnh phiên bản PHP về PHP 7.4, vì có thể mặc định đang là PHP 8.X, có nguy cơ OpenBiblio các bản rẽ nhánh vẫn chưa hỗ trợ PHP 8.x.
Tải về OpenBiblio tương thích PHP 7.2 trở lên
Hiện nay nhiều nhà cung cấp hosting không còn hỗ trợ PHP 5.x nữa. Do đó, nếu bạn tải về phiên bản OpenBiblio tại trang chính thống sẽ khó mà sử dụng được vì báo lỗi tùm lum. Cho nên, theo thiển ý chúng tôi, bạn nên lên kho Github tìm một bản đã được nâng cấp mã hỗ trợ PHP 7.2 trở lên. Ví dụ như một phiên bản chúng tôi tìm thấy như hình dưới:
Khi tải về bạn được một file nén .zip, bạn upload file này lên hosting. Rồi xả nén ra trên đó, kiểm tra lại để chắc rằng bạn muốn cài ở thư mục openbiblio hoặc dời file về thư mục gốc.
Chúng tôi sẽ mô tả bằng lời thay vì minh hoạ. Cụ thể:
- Đầu tiên, dùng File Manager trên Web panel (control panel, bảng điều khiển) của phần mềm cPanel, DirectAdmin hoặc cái gì đó của bạn để upload file ZIP chứa mã nguồn OpenBiblio. Xả nén ra sẽ được một thư mục openbiblio-xxx gì đó, bên trong có các thư mục, file như hình đã đề cập bên trên. Nếu bạn muốn cài ở thư mục gốc thì di chuyển các file ra thư mục gốc của web (public_html hoặc private_html), nếu cài ở thư mục, bạn có thể đổi tên thư mục openbiblio-master thành gì đó tuỳ bạn thích và nhớ tên này để lát mở trình duyệt lên nhập cho đúng.
- Truy cập chức năng có từ MySQL trên control panel của bạn để tao một cơ sở dữ liệu và tài khoản người dùng kết nối cơ sở dữ liệu, nếu chưa biết làm, đọc mục Help trên control panel của bạn. Ví dụ: tên cơ sở dữ liệu là viplol_openbiblio, người dùng cũng viplol_openbiblio, mật khẩu truy cập là 5Hl$39&TmwK9^! , cần ghi nhớ lại.
- Mở file database_constants.php ra chỉnh sửa như ở phương án 1 trên, chỉ khác thông số.
Tiến hành cài đặt bằng cách nhập tên-miền-của-bạn hoặc tên-miền-của-bạn/openbiblio tùy theo bạn cài đặt ở thư mục gốc hoặc thư mục openbiblio. Việc cài đặt giống Phương án 1 có minh họa 2 bước ở trên.
Sử dụng ở bước làm quen ban đầu
Chúng tôi sẽ chỉ trình bày một cách sơ lược nhất “cưỡi máy bay xem hoa” mà thôi. Sở dĩ như vậy là vì OpenBiblio thuộc loại phần mềm chuyên ngành, nên dân tay ngang nghiệp dư muốn sử dụng phải bỏ nhiều thời gian ra để tìm tòi, học hỏi không chỉ giao diện phần mềm, các chức năng mà còn phải bổ sung kiến thức về nghiệp vụ thư viện. Do đó, đừng đòi hỏi sự chi tiết ở đây, không có gì là dễ dàng cả, bất cứ phần mềm nào đều phải học mới có thể sử dụng tốt được.
Màn hình dành cho admin hiện ra ngay và luôn:
Thử click tab Cataloging để vào biên mục xem thế nào. Đang có sẵn một số biên mục mẫu, bạn nên mở ra xem và sửa để làm quen nếu chưa có nghiệp vụ thư viện:
Hiện ra ngay một danh sách các biểu ghi, gần như toàn những cuốn sách liên quan đến lập trình máy tính:
Ta vừa lướt qua chức năng đơn giản nhất của Biên mục Cataloging. Các chức năng khác cũng tưong tự mà thôi. Nếu bạn tự cài để thử nghiệm, chưa biên mục thực tế thì đừng ngại mở các chức năng ra xem, sửa, tạo mới, xóa để sớm hiểu được OpenBiblio.
Thực tế đáng buồn đó là nhiều giáo viên hoặc người không học thư viện khi được cử làm thư viện vừa không biết nên làm gì nhưng khi có phần mềm rồi cũng rất ngại tự bỏ công ra tìm hiểu mà đợi ai đó hướng dẫn, các lớp tập huấn…. Đó là một thái độ đáng phê bình vậy. Và cũng xin nói rõ luôn là than lương thấp, thu nhập ít, bị xem là con ghẻ là cũng đúng thôi. Không siêng năng trồng trọt, chăm sóc cây, vụ mùa kém là việc dễ hiểu.
Bạn phát hiện ra sai sót trong bài hoặc cần hỗ trợ kỹ thuật?
Đừng do dự dùng chức năng comment bên dưới đề chúng tôi kịp thời chỉnh sửa giúp bài viết tốt hơn cho các thủ thư khác hoặc cứu bồ bạn nếu bạn cần hỗ trợ.